Inmigración de Negocios
Defensa y Auditorías I-9
Asesoría legal para empleadores que administran el cumplimiento del Formulario I-9, la verificación de empleados, el resguardo de registros y otros requisitos migratorios en el lugar de trabajo.
Descripción general
Defensa y Auditorías I-9
Los empleadores son responsables de completar, conservar y presentar correctamente los registros del Formulario I-9 de elegibilidad de empleo de su personal. Los errores en la documentación, en el resguardo de registros, en los procedimientos de verificación o en las prácticas internas pueden exponer al negocio al escrutinio del gobierno, a sanciones económicas y a interrupciones en sus operaciones.
El cumplimiento del I-9 cobra especial importancia cuando un empleador recibe un aviso de inspección del gobierno, detecta deficiencias en una revisión interna, adquiere otra empresa, amplía su plantilla u opera en una industria con mayor exposición a la fiscalización migratoria. Incluso los errores que parecen administrativos pueden volverse significativos cuando afectan un gran número de expedientes de empleados.
Anderson Immigration Law Group asesora a los empleadores en el cumplimiento del I-9, las auditorías internas, las inspecciones del gobierno y la fiscalización migratoria en el lugar de trabajo. Ayudamos a las empresas a evaluar sus registros actuales, desarrollar procedimientos que cumplan la ley, responder a las solicitudes de inspección, corregir las deficiencias detectadas y defender a la organización cuando surgen presuntas infracciones o sanciones.
Para quién es este servicio
Situaciones que revisamos con frecuencia
- Empleadores que se preparan para una inspección o auditoría de I-9, o que están respondiendo a una
- Negocios que han recibido un Aviso de Inspección u otro requerimiento del gobierno
- Empleadores que desean realizar una auditoría interna de I-9 antes de que surja un problema
- Empresas que han detectado expedientes I-9 faltantes, incompletos o inconsistentes
- Negocios que enfrentan presuntas infracciones de documentación, verificación o resguardo de registros
- Empleadores que buscan mejorar sus procedimientos de contratación y de verificación de empleo
- Empresas en procesos de adquisición, reestructuración, contratación acelerada o expansión de personal
- Empleadores que enfrentan propuestas de multas, sanciones u otras acciones de fiscalización migratoria en el lugar de trabajo
- Organizaciones que buscan asesoría continua sobre el cumplimiento y el resguardo de los formularios I-9
¿Le suena familiar? Solicite una consulta o llame al 888-305-0261.
Nuestro proceso y qué esperar
Una visión clara del proceso
- 01
Revisión de cumplimiento
Revisamos la plantilla del empleador, sus procedimientos actuales de I-9, sus prácticas de resguardo de registros, las auditorías previas y cualquier preocupación de cumplimiento existente.
- 02
Auditoría interna o revisión del aviso del gobierno
Evaluamos los expedientes I-9 existentes o revisamos un Aviso de Inspección, un citatorio u otra comunicación del gobierno para determinar los plazos y las obligaciones inmediatas.
- 03
Evaluación de expedientes
Identificamos formularios faltantes, errores técnicos, infracciones sustantivas, procedimientos inconsistentes y otras áreas de posible exposición.
- 04
Estrategia correctiva
Desarrollamos un plan de remediación adecuado, que incluye las correcciones permitidas, la actualización de procedimientos, la capacitación y la documentación de los esfuerzos de cumplimiento.
- 05
Respuesta al gobierno
Preparamos y organizamos los expedientes que se van a entregar y nos comunicamos con la dependencia correspondiente durante la inspección o la investigación.
- 06
Defensa y cumplimiento continuo
Atendemos las presuntas infracciones, las propuestas de sanciones o los asuntos de fiscalización, y ayudamos a establecer procedimientos más sólidos para la administración futura de los formularios I-9.
Preguntas comunes
Preguntas frecuentes
Cada caso es distinto: estas respuestas son información general, no asesoría legal sobre su situación. Para asesoría sobre su caso, llame al 888-305-0261 o solicite una consulta.
¿Qué ocurre durante una auditoría de I-9?
La auditoría normalmente comienza cuando el gobierno entrega un Aviso de Inspección. El empleador debe entregar sus Formularios I-9 y, con frecuencia, registros de nómina, listas de empleados e información del negocio dentro de un plazo corto. La dependencia revisa los formularios en busca de secciones faltantes, incompletas o mal llenadas, y puede emitir avisos que señalen errores técnicos por corregir, infracciones sustantivas, empleados cuya autorización de empleo no pudo confirmarse o multas propuestas.
¿Qué debemos hacer después de recibir un Aviso de Inspección?
Anote de inmediato el plazo de entrega; por lo general se otorgan al menos tres días hábiles. No altere, antedate ni destruya ningún registro. Reúna los formularios y los documentos de respaldo solicitados y obtenga una revisión legal antes de entregarlos, para que la respuesta sea ordenada, completa y vaya acompañada de las explicaciones que los registros requieran.
¿Podemos corregir errores del I-9 antes de una auditoría?
Sí, y una auditoría interna documentada con correcciones conforme a la ley es una de las mejores formas de reducir la exposición. Las correcciones deben seguir los lineamientos del gobierno: el empleado corrige la Sección 1, el empleador corrige las Secciones 2 y 3, los cambios se rubrican y se fechan con la fecha actual, y el registro original debe quedar legible. Las correcciones nunca deben antedatarse ni ocultarse.
¿Por cuánto tiempo deben conservarse los registros I-9?
Debe conservarse un Formulario I-9 por cada empleado actual contratado después del 6 de noviembre de 1986. Al terminar la relación laboral, el formulario debe conservarse durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año a partir de la fecha de terminación, lo que ocurra después. Los formularios pueden conservarse en papel, en microforma o de manera electrónica, siempre que el sistema electrónico cumpla los estándares del gobierno.
¿Qué tipo de infracciones del I-9 pueden generar sanciones?
Pueden aplicarse sanciones civiles por infracciones de documentación, como formularios faltantes, secciones en blanco o incompletas y llenado tardío, y también por contratar a sabiendas o seguir empleando a una persona sin autorización de trabajo. Las prácticas de verificación discriminatorias, como exigir documentos específicos por motivo de ciudadanía u origen nacional, también pueden sancionarse. Los montos de las sanciones están fijados por reglamento, se ajustan periódicamente y aumentan según el número de infracciones y los antecedentes previos.
¿Nuestra empresa debería realizar una auditoría interna de I-9?
En la mayoría de los casos, sí. Una auditoría interna amparada por el secreto profesional identifica los problemas en los tiempos del propio empleador, permite hacer correcciones conforme a la ley y crea un registro de cumplimiento de buena fe que puede importar si el gobierno inspecciona después. Las auditorías son especialmente valiosas antes de una adquisición, después de una contratación acelerada o cuando la empresa ha cambiado de sistema de contratación o de personal.
¿Puede sancionarse a un empleador aunque el empleado sí estuviera autorizado para trabajar?
Sí. Las reglas del I-9 regulan el proceso de verificación en sí, por lo que las infracciones de documentación pueden sancionarse incluso cuando todos los empleados sí contaban con autorización de trabajo. Un formulario que nunca se completó, que se completó tarde o al que le falta información requerida es una infracción sin importar el estatus real del empleado.